Hiện nay, Việt Nam đang ngày càng có mối quan hệ mật thiết với nhiều quốc gia trong và ngoài khu vực Châu Á. Việc hội nhập này giúp quốc gia chúng ta có thể tác động sâu và rộng đến nền kinh tế toàn cầu. Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ đó cũng được nới rộng và có nhiều ưu đãi về thuế và khai báo hải quan.
Nhưng việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển vẫn bao gồm nhiều bước và có quan hệ chặt chẽ với nhau. Do đó, để có thể làm việc trong ngành xuất nhập khẩu, chúng ta cần phải nắm thật rõ các quy trình này. Hiểu được điều này, các chuyên gia của Sinovitrans đã tổng hợp đầy đủ các thông tin và chi tiết nhất về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển trong bài viết sau đây.
1. Hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm những gì
1.1. Xuất khẩu hàng hóa được hiểu là gì?
Hoạt động xuất khẩu là quá trình vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác có nhu cầu mua hoặc sử dụng hàng hóa. Hoạt động này được thực hiện bởi các cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu đưa hàng hóa của mình ra thị trường quốc tế để tiêu thụ. Quá trình xuất khẩu hàng hóa sẽ bao gồm các bước cơ bản như sản xuất-chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, vận chuyển, thông quan và giao đến người nhân cuối cùng.
Xuất khẩu là một trong những hoạt động quan trọng giúp thúc đẩy nền kinh tế đáng kể cho đất nước. Đồng thời góp phần tăng trưởng kinh tế, tạo ra thêm nhiều cơ hội việc làm, thúc đẩy mối quan hệ đối tác giữa các quốc gia, tặng nhận diện thương hiệu và sản phẩm với quy mô quốc tế.
Xem thêm: Cách triển khai mô hình SCOR
1.2. Hồ sơ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm những gì
- Tờ khai hải quan
- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương chứng minh người mua hàng đã thanh toán cho người bán: 01 bản chụp hoặc scan.
- Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên làm vật liệu xuất khẩu: 01 bản chụp Căn cứ tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 26/2022/TT-BNNPTNT.
- Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép hàng hóa được xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật quản lý ngoại thương.
- Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc chứng từ khác chứng minh hàng hóa được phép xuất khẩu theo quy định quản lý của pháp luật và kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính.
- Chứng từ chứng minh công ty, hàng hóa đủ điều kiện xuất khẩu theo quy định của pháp luật: 01 bản chụp/scan khi thực hiện xuất khẩu lô hàng đầu tiên.
- Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp/scan đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện bắt buộc phải có Giấy phép xuất khẩu, Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh hàng hóa của công ty đủ điều kiện xuất khẩu theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác mà người nhận ủy thác được sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác.
1.3. Sơ đồ và quy trình xuất khẩu hàng hóa
Quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm bước 10, các bước được sắp xếp theo thứ tự và cụ thể như sau:
- Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác xuất khẩu
- Bước 2: Xin cơ quan hải quan giấy phép xuất khẩu hàng hóa
- Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng từ cảng và hãng tàu
- Bước 4: Chuẩn bị,kiểm tra và đánh giá hàng xuất khẩu
- Bước 5: Đóng gói, đặt ký hiệu chuyển chở lên hàng hóa (Shipping mask)
- Bước 6: Mua bảo hiểm cho lô hàng
- Bước 7: Làm và hoàn tất các thủ tục hải quan
- Bước 8: Giao lô hàng cho hãng tàu đã book
- Bước 9: Thanh toán các chi phí cho hải quan, hãng tàu
- Bước 10: Gửi chứng từ hàng đã xuất và cập cảng cho người mua hàng ở nước ngoài
2. Các quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
2.1. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng chính là khâu quan trọng nhất. Đây chính là bước quyết định đến lợi nhuận của công ty. Đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải tiến hành đàm phán với khách hàng và cuối cùng là tiến đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng.
Trường hợp doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm về logistics có thể hợp tác về một bên thứ 3 để đưa ra giá tốt nhất khi đàm phán.
2.2. Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Trong trường hợp công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Bạn phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng xin một lần sử dụng cho nhiều lần.
Hồ sơ và quy trình cấp giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu được quy định tại Khoản 3 Điều 7, Khoản 4 Điều 8 Nghị định 69/2018/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 14 Luật Quản lý ngoại thương 2017 thực hiện như sau:
- Hồ sơ cấp phép xuất nhập khẩu bao gồm:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép xuất nhập khẩu của doanh nghiệp: 1 bản chính.
- Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 01 bản sao có đóng dấu của doanh nghiệp.
- Các giấy tờ, tài liệu liên quan theo quy định của pháp luật.
- Quy Trình cấp giấy phép xuất nhập khẩu
- Doanh nghiệp gửi 1 bộ hồ sơ cấp phép xuất khẩu đến trực tiếp cơ quan hải quan hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu có áp dụng) đến bộ, cơ quan ngang bộ có thẩm quyền cấp giấy phép.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, đúng quy định hoặc cần bổ sung tài liệu giải trình, trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, bộ, cơ quan ngang bộ thông báo để thương nhân hoàn thiện hồ sơ.
- Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác về thời hạn cấp giấy phép, trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, bộ, cơ quan ngang bộ có văn bản trả lời thương nhân.
- Trường hợp pháp luật có quy định về việc bộ, cơ quan ngang bộ có thẩm quyền cấp giấy phép phải trao đổi ý kiến với các cơ quan liên quan, thời hạn xử lý hồ sơ tính từ thời điểm nhận được ý kiến trả lời của cơ quan liên quan.
- Việc cấp sửa đổi, bổ sung giấy phép, cấp lại giấy phép do mất, thất lạc thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Thương nhân chỉ phải nộp các giấy tờ liên quan đến nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
- Thời gian cấp sửa đổi, bổ sung, cấp lại không dài hơn thời gian cấp giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu.
- Trường hợp từ chối sửa đổi, bổ sung, cấp lại giấy phép, bộ, cơ quan ngang bộ có văn bản trả lời, nêu rõ lý do.
2.3. Đặt booking và lấy container rỗng
Nếu việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển được vận chuyển theo điều kiện CIF thì bắt buộc doanh nghiệp phải liên hệ được với hãng tàu hoặc FWD để tìm được giá tàu tốt nhất cho việc di chuyển lô hàng. Còn trong giả dụ bạn bán theo điều kiện FOB. Bạn sẽ không cần phải ra hãng tàu đặt booking mà consignee là người đặt booking.
Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và sở hữu booking. Việc này giúp xác nhận với hãng tàu là doanh nghiệp đã đồng ý lấy container và seal. Còn lúc xuất bằng FOB, doanh nghiệp sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với CIF.
2.4. Chuẩn bị, kiểm tra và đánh giá hàng xuất khẩu
Sau khi người mua đồng ý về hóa đơn và . Doanh nghiệp sẽ phải lên kế hoạch sản xuất và phân phối hàng hóa nhằm bảo đảm về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.
Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa sau khi đã đặt booking hãng tàu là lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và đánh giá hàng lần 2 trước lúc niêm seal.
2.5. Đóng gói hàng và đặt ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
- Đóng gói hàng tại kho:
Trong công đoạn này, phòng ban chuỗi cung ứng và xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng hóa. Bạn cần ghi toàn bộ thông tin về hàng hóa trên lô hàng theo đề nghị của khách hàng hoặc đối tác (vì các thông tin này sẽ liên quan đến hợp đồng ngoại thương). Các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các lưu ý về hàng hóa khi vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…).
- Đóng hàng tại cảng:
Quy trình đóng hàng tại cảng cũng sẽ có một sự tương đồng với đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều loại giấy và nhiều thủ tục hơn. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, doanh nghiệp nên thuê công nhân đóng hàng của cảng, việc này sẽ đảm bảo hàng hóa đã được đóng gói chắc chắn trong suốt quá trình vận chuyển.
6. Mua bảo hiểm cho lô hàng
Hãy chủ động liên hệ với các bên dịch vụ logistics hoặc bên chuyên về cung cấp bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu để mua bảo hiểm cho lô hàng của bạn. Hạn mức bảo hiểm sẽ hoàn toàn lệ thuộc vào giá trị hàng hóa của lô hàng đó.
Đối với những mẫu hàng hóa thông thường mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Ngoài ra, nếu lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải bắt buộc mua bảo hiểm cho lô hàng.
7. Hoàn tất các thủ tục hải quan
Đây cũng là một bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này sẽ bao gồm những hoạt động sau: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan.
7.1. Mở tờ khai hải quan
Để có thể mở được tờ khai hải quan, bạn cần phải chuẩn bị tất cả các loại giấy tờ sau đây: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận có đóng mộc của doanh nghiệp; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương nghiệp (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).
Ngoài ra, căn cứ theo tình hình kinh tế, xuất nhập khẩu trong từng thời kỳ. Thủ tướng chính phủ quyết định danh mục hàng hóa nhập khẩu phải hoàn tất các thủ tục hải quan ngay tại cửa khẩu nhập hàng hóa.
7.2. Đăng ký tờ khai
Đăng ký viên sẽ dựa vào các thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất khẩu được thông quan. Nếu lô hàng đã được cấp đầy đủ thông tin và không xảy ra vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, ví như lô hàng rơi vào diện bị đánh giá thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
a) Đóng phí:
Đầu tiên, doanh nghiệp bắt buộc tiến hành đóng phí hoàn tất thủ tục hải quan.
b) Lấy tờ khai:
Kế tiếp, bộ phận hải quan sẽ ghi số seal và số container vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).
c) Thanh lý tờ khai:
Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã hoàn thiện để nhân viên thường vụ của cảng kiểm tra seal và container đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Khi hoàn tất thanh lý tờ khai, container sẽ được hệ thống cảng tiếp nhận
d) Vào sổ tàu:
Khi container đã được nhập và hạ thành công tại cảng, thông tin của container sẽ được thêm vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận tại hiện trường phải ký biên bản xác định bàn giao và tình trạng container.
e) Thực xuất tờ khai hải quan:
Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì viên chức giao nhận phải khiến thực xuất cho lô hàng, bao gồm những giấy tờ:
- Tờ khai báo hải quan (1 bản chính, 1 bản sao),
- Hóa đơn thương mại (1 bản chính),
- Vận đơn đường biển (bill của hãng tàu).
8. Giao hàng cho hãng tàu
Công việc tiếp theo sau khi chấm dứt việc thông quan cho lô hàng là bạn phải cung ứng khía cạnh bill để hãng tàu làm vận
đơn. Bước này cần được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ hoàn tất khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
9. Thanh toán tiền hàng
Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán số tiền cho lô hàng. Trong bước này, người thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu bắt buộc hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm:
- Hóa đơn thương nghiệp (commercial invoice);
- Phiếu đóng gói (packing list);
- Giấy chứng thực căn nguyên hàng hóa (C/O);
- Phiếu vận đơn đường biển;
- Giấy chứng nhận khử trùng.
Trong đó, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán hết bằng L/C thì doanh nghiệp buộc phải nộp bộ chứng từ tới ngân hàng bảo lãnh thông báo về lô hàng.
10. Gửi toàn bộ chứng từ cho bên nhập khẩu
Sau khi hoàn tất toàn bộ quá trình xuất khẩu và lô hàng đã được thông quan, bên đơn vị xuất khẩu hàng hóa sẽ phải gửi bộ chứng từ gốc và đủ số lượng cho bên nhập khẩu như đã thỏa thuận trên hợp đồng.
Song song đó bạn nên gửi họ file scan qua email để họ chủ động hơn trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Lưu ý:
- Đảm bảo đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng, tránh những sai sót không đáng có.
- Để đảm bảo độ chính xác, trong quá trình xuất khẩu, doanh nghiệp xuất khẩu nên gửi file scan trước cho bên nhập khẩu. Nhằm đảm bảo tất cả nội dung đều chính xác và không cần chỉnh sửa
- Trong một số trường hợp doanh nghiệp cần lưu ý thêm một số nội dung yêu cầu của nước nhập khẩu. Ví dụ như khai ENS cho hàng xuất đi Châu Âu và AMS cho hàng xuất đi Mỹ,…
- Trước khi hàng được thông quan và xuất sang thị trường nước ngoài, doanh nghiệp cần đảm bảo về chất lượng, đóng gói và bảo quản của hàng hóa. Việc này sẽ giúp đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận trong tình trạng tốt nhất. Tăng độ uy tín của doanh nghiệp và hạn chế những vấn đề phát sinh, kiện cáo về chất lượng sản phẩm của đôi bên.
Xem thêm: Khái niệm chuỗi cung ứng là gì
3. Kết luận
Trên đây là các bước và quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp cần nắm rõ quá trình xuất nhập vì đây là một quá trình phức tạp và liên quan đến nhiều cơ quan chức năng để hàng hóa được thông quan. Các thủ tục này đòi hỏi sự chính xác về thông tin lô hàng, pháp lý, giấy tờ, kỹ thuật và kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng trước khi được xuất khẩu sang quốc khác gia.
Việc nắm rõ các thủ tục doanh nghiệp tránh được những sai sót trong quá trình xuất khẩu, giảm thiểu các rủi ro về pháp lý, tăng lợi thế cạnh tranh và kinh tế. Cũng như giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian để thông quan một lô hàng.
Để biết thêm chi tiết và nhận tư vấn về quy trình xuất nhập khẩu quý khách có thể liên hệ đến Sinovitrans tại số Hotline (+84-28)-3873 1212 (chi nhánh TP.HCM) hoặc quý khách có thể đến trực tiếp trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện.
Công ty TNHH Logistics Sinovitrans
Trụ sở chính Hồ Chí Minh: L001, Lô L, Tầng 1, Docklands Saigon, 99 Nguyễn Thị Thập, P.Tân Phú, Q7, TP.HCM
Email: Huangjunda.vn@sinotrans.com