Trong xuất nhập khẩu, PO được sử dụng như một chứng từ nhằm phục vụ cho việc mua bán hàng hóa quốc tế. Vậy PO là gì? Các thông tin, nội dung cở bản trên PO sẽ bao gồm những gì? Hãy cùng Sinovitrans tìm hiểu trong bài viết sau đây
1. Po là gì? Khái niệm cơ bản của PO là gì?
PO được viết tắt cho từ “Purchase Order”, từ này được hiểu cơ bản là đơn đặt hàng và là chứng từ được ủy quyền cho người bán nhằm thực hiện các yêu cầu của người mua khi được sự chấp thuận của hai bên trong các giao dịch trong nước và quốc tế.
Khi có đầy đủ chữ ký của 2 bên, PO sẽ có hiệu lực như một hợp đồng mua bán và có sự ràng buộc về pháp lý giữa 2 bên. Po (đã ký kết) được xem như là chứng từ nhằm kiểm tra thông tin đã được đề cập trên đó đúng theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán.
PO đóng vai trò quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu, vì nó chính là cơ sở để 2 bên mua và bên bán có sự ràng buộc về pháp lý rõ ràng. Ngoài ra, PO cũng giúp người bán xác nhận đơn đặt hàng, chuẩn bị hàng hóa, xuất hóa đơn và yêu cầu thanh toán đúng hạn đối với người mua. PO cũng là cơ sở để người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng, yêu cầu bồi thường hoặc khiếu nại nếu xảy ra thiếu sót trong quá trình nhận hàng hóa, dịch vụ.
Xem thêm: Bộ chừng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì
2. Các nội dung cơ bản thường có trên PO trong xuất nhập khẩu
Mỗi Po thường sẽ nêu rõ chi tiết những thông tin về lượng hàng, đơn gia, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết của các bên,… Tất nhiên, mỗi đơn đặt hàng(PO) sẽ có những thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo nhu cầu của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.
Các nội dung cơ bản trên Po là gì:
- Number and date (số và ngày).
- Seller/ Buyer: Name, position, contact information tel/fax(thông tin người bán, người mua).
- Goods description/ Commodity/ Product (mô tả hàng hóa).
- Quantity (số lượng hàng hóa).
- Specifications/ Quality (thông số kỹ thuật, chất lượng).
- Unit price (đơn giá).
- Total amount (giá trị hợp đồng).
- Payment terms (điều kiện thanh toán).
- Incoterms (trách nhiệm mỗi bên).
- Special instruction (Các điều kiện đặc biệt như giảm giá, miễn thuế hải quan,…).
- Signature (chữ ký).
Khi nhà cung cấp chấp nhận ký vào đơn đặt hàng, nó sẽ có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Họ đã ký kết một thỏa thuận và bây giờ buộc phải giao hàng đúng hạn, đúng số lượng và chất lượng như đã cam kết trên đơn đặt hàng.
Xem thêm: Quy trình trong hoạt động xuất khẩu bằng đường biển
3. Mục đích chính của PO là gì?
– Đơn đặt hàng(PO) là chứng từ truyển tải thông tin về mong muốn mua hàng hóa, dịch của bên mua liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đối với người bán;
Để hiểu rõ hơn cho câu hỏi PO là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu mục đích của PO đối với 2 bên bán và mua.
3.1. Mục đích chính của PO là gì đối với bên mua hàng hóa, dịch vụ
PO giúp người mua nắm rõ và quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên bán cung cấp. Trong đó bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hóa được dùng trong quy trình kinh doanh, sản xuất; nắm rõ nguồn cung từ các nhà cung cấp và quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho các bên cung cấp hàng hóa.
– PO được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo các nội dung trong đơn mua hàng. Điều này có thể gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
3.2. Mục đích chính của PO là gì đối với bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ
– PO (đã ký kết) sẽ bảo vệ quyền lợi cho người bán nếu người mua không thanh toán đúng hạn cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;
– PO giúp quy chuẩn hóa quy trình mua hàng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, ngoài ra PO cũng được xem như là một chứng từ quan trọng trong việc xuất khẩu hàng hóa trên thị trường quốc tế.
Vì thế Po (Purchase order) là một trong những chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng trong mọi hoạt động kinh doanh.
Trên đây là các thông tin giải thích chi tiết cho Thuật ngữ Po là gì và những kiến thức cần biết về Po (Purchase order) trong hoạt động mua bán và xuất khẩu. Mong rằng bài viết của Sinovitrans Logistics hữu ích với bạn