Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tổng hợp những chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ vận tải, chứng từ theo hàng, chứng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn bị xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa.
Việc xuất khẩu hàng hóa sang thị trường nước ngoài bao gồm rất nhiều quy trình, nếu sai sót có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó bộ chứng từ xuất nhập khẩu là điều đầu tiên mà doanh nghiệp bạn cần phải nắm rõ để hoàn tất các thủ tục hải quan và xuất khẩu hàng hóa thành công.
Đây cũng là thắc mắc chung của nhiều doanh nghiệp , cá nhân bắt đầu xuất khẩu hàng hóa sang thị trường nước ngoài. Chính vì thế, các chuyên gia tại Sinovitrans đã tổng hợp tất cả những thông tin để hoàn tất bộ chứng từ xuất nhập khẩu vào bài viết ngay dưới đây. Xin mời bạn đọc tham khảo cùng chúng tôi nhé!
1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về những nội dung cam kết như: Thông tin của người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện, cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán,…
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để thanh toán một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể trong hợp đồng.
- Packing List (phiếu chi tiết hàng hóa) là một phần trong trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa với nhiều tên gọi khác nhau như bảng kê khai hàng hóa, phiếu chi tiết hàng hóa. Đây là chứng từ quan trọng bắt buộc phải có để hoàn tất các thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
- Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên trên phương tiện vận vận tải (tàu biển hoặc máy bay). So có vận đơn đường biển gốc, cái chứng từ này còn với chức năng mang sở hữu hàng hóa ghi trên đó.
- Tờ khai hải quan(Customs Declaration): Là chứng từ mà chủ lô hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển phải kê khai đầy đủ về các thông tin chi tiết của lô hàng cho bên lực lượng kiểm soát trước khi tiến hành xuất, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.
2. Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường có
- Hóa đơn chiếu lệ(Proforma invoice hay còn gọi tắt là PI) – Là một loại hóa đơn được cung cấp trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ thực sự được giao hoặc hoàn tất để khẳng định sự cam kết giữa người mua và người bán về việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại một thời điểm và giá cả cụ thể trong tương lai.
- Thư tín dụng chứng từ (L/C): Là hình thức thanh toán quốc tế phổ biến hiện nay, đây là hình thức mà Ngân hàng thay mặt đơn vị nhập khẩu cam kết với đơn vị xuất khẩu/nhà cung cấp hàng hoá sẽ trả tiền trong thời gian qui định khi đơn vị xuất khẩu/nhà cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với qui định trong Thư tín dụng chứng từ(L/C) đã được ngân hàng mở theo yêu cầu của người nhập khẩu.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là mẫu chứng từ do đơn vị bảo hiểm kí phát vàcam kết bồi thường thiệt hại cho đơn vị được đóng bảo hiểm cho lô hàng.
- Giấy chứng nhận nguồn gốc (C/O): Là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất ngay tại nước đó. Giấy chứng nhận nguồn gốc (C/O) giúp quốc gia nhập khẩu biết rõ thông tin và nguồn gốc xuất xứ của loại hàng hóa đó.
- Mẫu chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) – Chứng nhận kiểm dịch thực vật là giấy chứng nhận do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực phẩm cấp cho chủ hàng. Mẫu giấy này được dùng để xác nhận hàng hóa là thực vật hoặc sản phẩm được làm từ thực vật không có nấm độc, côn trùng, sâu bọ,… có thể gây bệnh cho cây cối trên đường vận chuyển.
3. Một số chứng từ bắt buộc khác
Ngoài những chứng từ quan trọng trên thì một số chứng từ khác cũng phải bắt buộc có trong bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:
- Giấy chứng thực chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
- Giấy chứng thực vệ sinh (Sanitary Certificate)
- Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis
- Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
- Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)
Xem thêm: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
4. Quy trình hoàn tất bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Quy trình hoàn tất bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm 5 bước chính như sau:
- Bước 1 – Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: Trước lúc hoàn tất thủ tục hành chính để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp bắt buộc chuẩn bị trước những mẫu chứng từ (đã được nêu ở phần trên) bằng cách in những loại đơn, sau ấy điền đầy đủ thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước lúc in ra.
- Bước 2 – Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì phải cài đặt phần mềm để tối ưu cho công việc khai và truyền tờ khai.
- Bước 3 – Đăng ký kiểm tra chuyên ngành xuất nhập khẩu (nếu có)
Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu buộc phải được đánh giá chuyên ngành, doanh nghiệp phải bổ sung đầy đủ các giấy tờ và chứng từ khai báo mang lên cơ quan có thẩm định để thực hiện kiểm tra chuyên ngành. Và hàng hóa không nằm trong danh sách kiểm tra chuyên ngành thì có thể bỏ qua bước này.
- Bước 4 – Khai và truyền tờ khai
Sau khi đã tải hoàn tất phần mềm khai báo hải quan, khi này doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan trực tiếp trên hệ thống. Sau đấy lấy lệnh giao hàng, lệnh giao hàng là một trong các chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình.
- Bước 5 – Hoàn tất thủ tục tại Chi cục Hải quan
Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. TrongQuá trình mở tờ khai hải quan nên chuẩn bị những giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu công ty
- Tờ khai phân luồng
- Invoice
- Packing list
- Bill of lading
- Các chứng từ bắt buộc và các chướng trường tùy theo trường hợp được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Sau khi xuất trình bộ chứng từ xuất nhập khẩu cho cơ quan hải quan, trường hợp nếu bộ chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Kết luận
Trên đây là lời giải đáp cho một số thắc mắc về bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì mà chúng tôi muốn chia sẽ đến các bạn đọc. Qua bài viết trên, hy vọng rằng các bạn đọc sẽ có cái nhìn rõ hơn về bộ chứng từ xuất nhập khẩu và cách để hoàn tất bộ chứng từ nhằm giúp cho hoạt động xuất/nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và hạn những sai sót hơn!
Trường hợp nếu doanh nghiệp bạn vẫn chưa hiểu rõ về bộ chứng từ xuất nhập khẩu và cách hoàn tất bộ chứng từ xuất nhập khẩu quý khách có thể liên hệ đến Sinovitrans tại số Hotline (+84-28)-3873 1212 (chi nhánh TP.HCM) hoặc quý khách có thể đến trực tiếp trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện.
Công ty TNHH Logistics Sinovitrans
Trụ sở chính Hồ Chí Minh: L001, Lô L, Tầng 1, Docklands Saigon, 99 Nguyễn Thị Thập, P.Tân Phú, Q7, TP.HCM
Email: Huangjunda.vn@sinotrans.com