SI là gì? Si một thuật ngữ rất quen thuộc đối với các bạn đang làm trong ngành xuất nhập khẩu, SI sẽ bao gồm nhiều nội dung và liên quan trực tiếp đến việc xuất nhập khẩu của hàng hóa. Vậy các nội dung đó là gì và chúng được quy định như thế nào? Chúng ta hãy cùng Sinovitrans tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.
1.SI là gì?
SI là viết tắt của từ Shipping Instruction trong tiếng anh, được hiểu cơ bản là các yêu cầu về cách thức vận chuyển của chủ lô hàng (bên xuất khẩu) cho đơn vị vận tải(forwarder) nhằm giúp quá trình vận chuyển được diễn ra theo đúng yêu cầu của người chủ lô hàng.
Xem thêm: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu
2. Tác dụng của SI là gì trong xuất nhập khẩu
Shipping Instruction sẽ giúp thống nhất các nội dung, thông tin có trên các chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa khác như Bill of Lading,… Thông thường, Shipping Instruction sẽ được gửi đến đơn vị vận chuyển trước khi quá trình vận đơn nhằm hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.
Ngoài ra, để dễ hiểu người ta thường gọi SI là mẫu hướng dẫn vận chuyển hoặc mẫu hướng dẫn giao hàng.
3. Các thông tin cần khai báo trên SI là gì
Các thông tin quan trọng cần có trong Shipping Instruction bao gồm:
- Số booking (Booking number)
- Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
- Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
- Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
- Mô tả hàng hóa (Cargo description)
- Số lượng hàng hóa (Quantity)
- Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
- Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
- Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms prepaid or collect)
- Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
- Cảng xếp hàng (Port of loading)
- Cảng dỡ hàng (Port of discharge)
- Nơi nhận hàng cuối cùng (Final destination)
- Số container (Container number)
- Số seal (Seal number)
- Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)
Trường hợp nếu có nhiều loại mặt trên trên Shipping Instruction. Chủ lô hàng thường sẽ phải gửi đính kèm thêm packing list nhằm hỗ trợ thêm cho việc khai báo thông tin cho hàng tàu/forwarder.
4. Thời gian khai báo Shipping Instruction
SI phải được khai báo tới đơn vị vận chuyển/Forwarder trước thời hạn Cut Off SI đã quy định trên Booking Note. Một số hãng tàu sẽ quy định rõ thời gian SI phải được khai báo trước vài ngày ETD.
Sau thời gian quy định, nếu SI vẫn chưa được gửi shipper có thể bị phạt tiền hoặc có thể bị rớt hàng do bên vận chuyển không nhận được thông tin về lô hàng và không phát hành được bill.
Sau thời gian này, nếu SI chưa được gửi, shipper có thể bị phạt tiền hoặc hàng có thể bị rớt tàu do người vận chuyển/forwarder không nhận được thông tin hàng, không phát hành được bill.
5. Cách khai báo SI là gì
Hai cách để khai báo SI phổ biến hiện nay: Khai báo bằng email hoặc khai báo trực tuyến qua website của hãng tàu mà mình đang vận chuyển.
5.1. Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu
Đây là cách thông dụng nhất hiện nay cho cho việc khai báo thông tin SI. Các hãng tàu lớn cho phép chủ lô hàng có thể khai báo hoặc sửa chữa linh hoạt SI trên website, điều đó giúp tiết kiệm thời gian hơn khi khai báo SI qua email. Tuy nhiên, nếu kết nối mạng bị lỗi hoặc website của hãng tàu đang bảo trì thì sẽ làm chậm trễ thời gian khai báo SI.
Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.
5.2. Khai báo qua email
Đối với chủ lô hàng: Sẽ gửi thông tin SI trực tiếp đến email của hãng tàu(đối với các hãng tàu yêu cầu khai báo SI qua email) hoặc forwarder nếu sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa.
Đối với forwarder: Sau khi nhận được thông tin SI từ chủ lô hàng thì họ sẽ gửi thông tin đến email của hãng tàu để làm mã vận đơn(đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email).
Đối với một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI sai qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.
Nhìn chung việc gửi SI trực tiếp trên website của hãng tàu hoặc email đều giúp tiết kiệm thời gian so với việc gửi SI trực tiếp bằng văn bản. Chính vì thế, công việc đầu tiên của nhà xuất khẩu là khai báo thông tin trên SI rõ ràng và chính xác. Việc này sẽ giúp đơn vị vận chuyển có thể hoàn tất việc vận chuyển đúng theo yêu cầu của nhà xuất khẩu.
6. Shipping Instruction có thể bị từ chối không?
Câu trả lời là có – Shipping Instruction có thể bị từ chối, nếu hàng hóa bị liệt vào danh sách cấm nhập khẩu của quốc gia đó hoặc theo lý do hợp lý của hãng tàu.
Vì thế nhằm hạn chế trình trạng lô hàng bị từ chối, chủ hàng cần tìm hiểu kỹ trước những loại hàng hóa mà mỗi hãng tàu từ chối vận chuyển hoặc yếu tố địa phương, quốc gia,… Việc này sẽ giúp chủ hàng tránh được những trục trặc và khoản chi phí phát sinh không đáng có.
Trên đây là các thông tin sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn cho câu hỏi SI là gì, có những nội dung gì và những lưu ý liên quan. Mong rằng những thông tin được đề cập trong bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn.
Xem thêm: Cán cân xuất nhập khẩu là gì