PI(Proforma invoice) là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Vậy Proforma Invoice thực chuẩn là gì và nó có thay thế được hợp đồng hay không? Hãy cùng Sinovitrans tìm hiểu sâu hơn về Proforma Invoice. 

PI(Proforma invoice) là gì?

Proforma invoice là tiếng anh của từ hóa đơn chiếu lệ. Đây được xem là một bản nháp trước khi hai bên phát hành hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng xuất nhập khẩu. Khi kiểm tra các thông tin trong hóa đơn chiếu lệ, ta sẽ biết được toàn bộ thông tin của hàng hóa một cách đầy đủ nhất như về loại hàng, số lượng hàng, tổng giá trị đơn hàng và trị giá của từng sản phẩm.

Dù Proforma Invoice được xuất giống hóa đơn thương mại nhưng nó sẽ không thể được dùng để thanh toán lô hàng. Bởi đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.

Bên xuất khẩu sẽ sử dụng Proforma Invoice để cam kết các thông tin thực tế về lô hàng cho bên nhập khẩu. Đặc biệt là xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó.

Khi bên nhập khẩu nhận được Proforma Invoice thì 2 bên sẽ tiếp tục đưa ra các điều khoản chung thỏa thuận và thống nhất chúng. Như vậy ta có thể hiểu đơn giản là hóa đơn chiếu lệ là những bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần, để 2 bên đều có thể đưa ra những điều kiện tối ưu nhất trước khi bắt đầu ký kết hợp đồng thương mại chính thức.

Xem thêm: Po là gì

Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Trong quá trình xuất nhập khẩu thì bên bán không phải bắt buộc phát hành hóa đơn chiếu lệ. Vì thế cũng không có một quy định chung nào nói đến việc hóa đơn chiếu lệ được phát hành khi nào.

Tuy nhiên, nhờ vào việc nắm đầy đủ các thông tin về lô hàng trong hóa đơn chiếu lệ, 2 bên sẽ có cơ sở tham khảo và có những phương án xử lý, chỉnh xử và tạo điều kiện thuận lợi hơn trước khi trình ký hợp đồng thương mại.

Như vậy, Proforma Invoice sẽ được phát hành tại các trường hợp, thời điểm sau: 

• Bên xuất khẩu cần phải làm rõ các thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu.
• Khi bên nhập khẩu cần xác nhận số lượng và giá trị lô hàng để tiến hành hoàn tất các thủ tục thông quan cho lô hàng. Vì hiện nay, giá trị lô hàng đã trở thành dữ liệu bắt buộc phải được khai báo ở một số quốc gia trên thế giới.
• Proforma Invoice có thể được phát hành dù chưa được dù chưa hoàn thiện được hết những thông tin cần có khi Commercial Invoice chưa thể được phát hành. Ngoài ra, Proforma Invoice còn giúp cả 2 bên mua và bán đều đã có đầy đủ thông tin của lô hàng. Bên mua (bên nhập khẩu) cảm thấy hài lòng về các điều khoản, hàng được đóng vào container hoặc đã được vận chuyển thì bên người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

Xem thêm: Cán cân xuất nhập khẩu là gì? Cách tính cán cân xuất nhập khẩu

Vai trò và nội dung của Proforma Invoice

Proforma Invoice đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoàn tất hợp đồng thương mại. Bởi nó được xem như là bước đầu tiên trong hợp đồng mua bán nhằm tránh những sai sót không đáng có trong các điều khoản giữa 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Lý do để coi Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán cũng là bởi bên nhập khẩu và xuất khẩu có thể nhìn vào nội dung của PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý. Các thông tin cơ bản trong một bản Proforma Invoice cụ thể như sau:

• Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
• Seller: tên doanh nghiệp, người đại diện, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người  bán, mã số thuế,…
• Buyer: tên doanh nghiệp, người đại diện, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua, mã số thuế,…
• Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán bao gồm thuế,…
• Payment term: phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, điều kiện thanh toán.
• Port of Loading: Cảng bốc hàng
• Port of Destination: Cảng hàng đế.
• ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày dự kiến giao hàng và ngày hàng đến nơi.

Trên đây là những thông tin mà Sinovitrans muốn gửi đến cho các bạn để trả lời câu hỏi Proforma invoice là gì. Mong rằng bài viết này sẽ có ích cho bạn.

Thông qua nội dung bài viết trên, nếu bạn muốn tìm hiểu cụ thể hơn về một đơn vị để hỗ trợ hoàn tất các chứng từ và hoàn thiện chuỗi cung ứng trong xuất trình xuất nhập khẩu, hãy liên hệ ngay với Sinovitrans để được các nhân viên tư vấn hỗ trợ tận tình nhất nhé!

Số Hotline (+84-28)-3873 1212 (chi nhánh TP.HCM) hoặc quý khách có thể đến trực tiếp trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Công ty TNHH Logistics Sinovitrans

Trụ sở chính Hồ Chí Minh: L001, Lô L, Tầng 1, Docklands Saigon, 99 Nguyễn Thị Thập, P.Tân Phú, Q7, TP.HCM

Email: Huangjunda.vn@sinotrans.com